Прекурсоры. Помогите с оформлением журнала, пожалуйста.

[ЧайникЖ]

Простите, что снова поднимаю подобный вопрос, но так и не нашла ни где ответа. Так получилось, что на меня возложена ответственность привести в порядок всю документацию по прекурсорам с "0". А я в своей жизни ни разу не видела журнала по их учету. В процессе заполнения появился ряд очень глупых вопросов по оформлению. Но я все переживаю – вдруг из-за такой мелочи штраф выпишут. Когда придет проверка, то отвечать мне. Помогите, пожалуйста.
1. В том случае, если реактив вообще не использовался, то заполняются поля «Месяц», «Остаток на 1-е число», «Всего приход с остатком», «Остаток на конец месяца» и «Фактический остаток»? Так? Или все же где-то надо поставить ФИО и подпись? Все же была сделана инвентаризация…
2. Когда делается инвентаризация, то это в журнале не помечается? Или отдельной строчкой идет? Тогда как ее заполнять? Где ставить дату, подпись? Это же не операция прихода/расхода.
3. А последнее вообще не знаю, как сформулировать. Операция просто не влезает в одну строчку, а в не заполненных ставлю прочерки. Попробую нарисовать что получается.
_______________________________________________________________________
Вид расхода I …..I Всего I Остаток на конец месяца I Фактический остаток
_______________________________________________________________________
Много буковок I …..I 0,020 I - I -
_______________________________________________________________________
много буковок I …..I - I 1,760 I 1,760
(продолжение так как не влезает в одну строчку и/или было проведено несколько операций)
_______________________________________________________________________

Допустимо ли такое: в графе «Всего» стоит прочерк, а потом в «Остаток на конец месяца» стоит циферка?
Сама знаю, что вопросы глупые, но раз уж они возникли у нас, то могут возникнуть и у проверяющих :С

[AntrazoXrom]

1. Если у Вас к примеру 100г марганцовки на первое число и в конце месяца 100г марганцовки так и осталось, то Вы заполняете только "Месяц", "Остаток на первое число",«Всего приход с остатком», «Остаток на конец месяца» и «Фактический остаток», больше ничего не нужно, ибо не было ни прихода. ни расхода. Если в результате инвентаризации получилось, что количество изменилось, то перед остатком на конец месяца пишете расход, указываете причину и только тогда можете расписываться. В иных случаях этого не требуется, ибо журнал учета прекурсоров имеет цель отображать ИЗМЕНЕНИЕ КОЛИЧЕСТВ веществ. Изменений нет - записей нет - росписей нет.
2. После проведения инвентаризации составляется акт, он никак не связан с журналом учета прекурсоров и является отдельным внутренним для организации документом. Думаю, как составлять этот акт Вам должны были рассказать - в присутствии 2-х или более человек, подписи, указание количеств. дата и т.п.
3. Не очень понял, что Вы изобразили, но постараюсь ответить как я понял))) Графа "Всего" относится к разделу "Приход" и "Расход", т.е. она заполняется с остальными 4 полями в разделе "Приход" и 5 полями в разделе "Расход". Если есть факт поступления вещества, то заполняете раздел "Приход" полностью - дата, номер документа, количество, ФИО и подпись, всего. Если был расход, то полностью все поля также заполняем - вид расхода, дата, номер документа, количество, ФИО и подпись, всего. Если операций не было - см. пункт №1. Т.е. в первом случае всего = остаток на 1-е число + приход, а во втором случае всего = всего с приходом и остатком - расход.
Как смог объяснил. Если возникнут вопросы - пишите сюда или в личку, чем смогу помогу

[ЧайникЖ]

Огромное спасибо за ответ. Вот теперь возникло еще несколько вопросов по документации.
Вообще какие документы должны присутствовать? У меня уже собраны:
1. Журналы,
2. Накладные,
3. Журнал приготовления растворов (на него ссылаюсь при проведении операций по расходу, так как решила, что это оптимальный вариант),
4. Инструкция (в процессе написания, но будем считать, что есть),
5. Приказ о назначении лица, ответственного за хранение и ведение журналов.
6. Отчет по инвентаризации.
(И все это из-за каких-то пары литров солянки и серной...)
Про что я еще забыла?

И еще одно: как часто нужно проводить инвентаризацию? И если проведена инвентаризация, то нужен ли акт списания прекурсоров?

[AntrazoXrom]

Да, бумажная волокита - это наша главная беда русская... и главное же оружие против ФСКНовой проверки Ответственного за хранение прекурсоров нужно было уже 100500 лет назад Вам назначить))) просите начальство сделать приказ задним числом - т.е. чтобы дата стояла та, с какого момента у вас юзаются прекурсоры.
Инвентаризацию нужно делать раз в месяц. В итоге инвентаризации составляется акт - столько то "обнаружено" на складе столько то было, столько то пропало, отдельно составляете документ (если все же что-то пропало/испарилось/разлилось) о недостаче. То же требуется подпись нескольких людей, что, мол, не украдено, а "утрачено в процессе фасовки", например, этоксиэтан улетел, серняга разлилась прожгла халат превратила кошку в сульфат кошки, сульфат кошки учитывается отдельно...
И еще. не очень понял про журнал приготовления растворов. В журнал учета прекурсоров Вам нужно давать ссылку на номер документа, который свидетельствовал бы о расходе сабжа. На журнал нельзя давать ссыль((( может как-то следует сделать несколько брошюрок под номером 1,2,3 .... прошитые на всякий случай и пропечатанные (маразм крепчал, но это лишь мои предположения) и указывать номера этих брошюрок в журнале, что, мол, вот по этой методике мы израсходовали сабж... Кстати, на всякий случай, примите к сведению, что приготовление и расходование хромпика (!) тоже подлежит учету.... Аццкий сотона, но увы - это так. Ибо серняга в нем присутствует в вполне прекурсорных концентрациях.. Будьте осторожней. При проверке могут пристать...

[ЧайникЖ]

Большое спасибо за ответ.
Эх, а я то надеялась, что можно обойтись инвентаризацией один раз в год. Ну что же, придется и дальше производить размножение бумажек.
А на счет журнала приготовления раствора - посчитала его самым оптимальным выходом так как вся эта дрянь используется для исследовательских работ и ни какой методики нет и быть не может. Израсходовали 100 г прекурсора, а потом все остальное пол года стоит и воняет.
Уф. Пойду тратить бумагу. Как же мне жалко деревья, пошедшие на эту самую бумагу, когда я занимаюсь подобным бумагомарательством.

[AntrazoXrom]

да аццкий сотона,и не говорите! В принципе, саму инвентвризацию можете не проводить - просто пишете бумаги один лист что она проведена, подписываете у людей и все! Самое важное чтобы при хранении не изменялось количество прекурсора.
По секрету могу посоветовать еще один „финт ушами” (только никому не говорите, особенно товарищам страждующим о нашем благополучии из службы из трех букоффф...). Получаете прекурсор на склад и сразу его разбавляете до концентрации, являющейся непрекурсорной, самое важное составить об этом акт. И уже этот раствор юзайте как хотите, когда хотите и где хотите. И храните с соответствующей записью на этикетке и будет вам манна небесная...

[ Post made via Mobile Device ]

[катива]

Приходный документ- это та бумажка, на основании которой эта бяка официально оказалась в Вашей лаборатории . ( если происходит подпольный обмен ( одалживание)между разными лабами одной организации, то и учитывать ничего не нужно). В качестве приходного документа, как правило бывает
товарно-транспортная накладная ( если вы самстоятельно закупаете реактивы),
требование-накладная на получение со склада ( если в вашей организации есть несколько лабораторий и склад химреактивов)
требование-накладная на перемещение ( если аналитическая лаборатория официально берет литр солянки у микробиологическрй)
В графе так и пишем " требование- накладная № 5 от 20.05 13"
( этих требований бывает три зкземпляра- один у бухгалтеров , второй на складе, или там, откуда взяли, третий в лаборатории, которая это расходует) .
По расходу чуть сложнее. Если есть официальный документ ( НД, ФСП, утвержденная МА с присвоенным внутренним номером), то в ней указаны точные количества. Просидев некотрое время с этими документами в обнимку перед Excel, можно раз и навсегда написать нормы на прекурсоры, разместить их на видном месте и контролировать списание ( пишется наименовние пробы, номер серии ( партии), выполняемый анализ, № методики, НД, ФСП и т.п., сколько израсходовали ( по нормам).
Особая веселуха с ВЭЖХ анализом. Даже по утвержденным методикам , особенно при градиенте, расход ацетонирила, метанола, и т.д трудно поддается осознанному пониманию.
Выход нашли так: зная примерную концентрацию бяки в ПФ, скорость потока, время хроматографирования посчитали количество на один вкол. Дальше математика ( и учли то, что идет на приготовление пробы и на уравновешивание системы)).
Потом отдельной статьей прописали приготовление промывочных растворов.
В списании изголялись так: приготовление ПФ для анализа прродукта "х" согласно НД "Y" и номера серий ( если , например 2 литра ПФ пошло на 5 серий так и пишем "серия 1-5")
промывочный расвор пишем отдельно, например 1 литр 10 % раствора метанола в сутки.
Отдельными нормами прописываютя различные промывки и ТО приборов ( особенно, если на это есть указание в руководстве пользователя)
Совсем плохо с экспериментальными работами, когда никто не знает заранее, сколько чего куда пойдет Выход может быть один: в расход писать ссылку на лабораторный журнал ( номер опыта, номер страницы журнала), где исполнитель написал, что и куда он дел.
ничего страшного, если записи по расходу занимают много строчек- пишем подряд в нескольких, а в не заполенных остальных ставим прочерк.
В журнале учета приготовления реактивов , если таковой ведется, тоже количества должны совпасть.
В конце месяца, как правило прекурсоры списываютя. Т.е есть накладная, по которой получен, в ней указано количество. есть журнал, в котором указан расходи получен остаток. Пишется акт, остаток сверяется с фактическим, подписывается комиссией, один экземпляр остается в лаборатории, один в бухгалтерии.
ЗЫ. Самое большое "веселье" у меня вызавало то, что почти все жидкие прекурсроы по накладным и в бухгалтерии прохолят в килограммах, а в лаборатории отмеряются в миллилитрах. Сейчас ( УРА!) я этим не занимаюсь!!!

[ЧайникЖ]

Большое спасибо за ответ.
Представляю, сколько усилий приложено, чтобы все это выяснить.
Нет, ни какого ВЭЖХ, ну его, теперь точно! И пользоваться только растворами! А хромпик... А хромпик готовить 44 %!
И если ни кто не против, то я все эти ценные данные перефразирую и приложу к инструкции для таких же тупых и не сведущих, как и я.

[terrachem]

Ну и где инструкции, а то у меня мозг поплыл. Прочитал, ощущение, что не ту страну назвали гондурасом. Можно еще раз разжевать?

[Tokashi]

Катива, вы что-то перемудрили с отчётностью, никто вас не заставляет вести такой подробный учёт прекусоров. Например, надо вам 500 г солянки на очистку унитаза от ржавчины, пишите в журнале приготовления растворов - приготовили 10 л раствора соляной кислоты 5% для химического анализа и указываете это в журнале учёта прекурсоров. Так как по закону 5% раствор уже не является прекурсором, то можно спокойно использовать его на любые цели. А что вы там на самом деле с солянкой делали, уже никого не интересует, главное запись в журнале есть.

[Yuliya P]

Всем доброго утра!
Коллеги, помогите с заполнением журнала по прекурсорам.
1. У нас прекурсоры из 4 списка 3 таблицы (серная, солянка, уксусная, перманганат), их вроде можно в спец. журнале учитывать суммарно ежемесячно, без подтверждения каждой операции. Что тогда писать в колонку 11 "Вид расхода" - "приготовление растворов" или как-то еще.
2. Реактивы поступают сразу в лабу по товарной накладной, и больше никаких документов к ним нет. Расходуются на приготовление растворов по методикам или инструкции по мытью посуды. Что нужно написать в колонке 13 "Наименование, номер и дата расходного документа"
3. В некоторых методиках используется раствор солянки 1:1, получается больше 15%, его тоже учитывать? Кто-то так делает?
Спасибо.

[avor]

1)ежемесячно, но с подтверждением -это просто означает, что вы заполняете каждую операцию не в момент использовни, а раз в месяц перечисляете все оперции за месяц, но каждую операцию подтверждаете все равно отдельной записью.
2)Мы пишем акт списания - его форма не регламентируется, но можно ссылаться на журнал проведения протоколов- анализа, если такой журнал ведется в лаборатории. Т.е. в подтверждающем документе должно быть отражено сколько потрачено, на что, как утилизировано и кто исполнитель, действия. Собственно если у вас есть нормированные методики, т.е. утвержденные протоколы анализа и журнал, в котором отражается кто и когда по какому протоколу делал анализ, то достаточно указать журнал и номер записи в нем.
3)к сожелению - да, его тоже надо учитывать, если он где-то на какой-то полке стоит, а не расходуется тут-же по протоколу, в этом случае приходным документом опять же является запись в журнале протоколов о приготовлении такого раствора или акт о приготовлении прекурсора, если затем он расходуется постепенно, то его расход ведется на отдельной странице.

[Yuliya P]

аvor, спасибо
можно к Вам еще пару вопросов
1) если раз в месяц перечислять все операции, то какую дату ставить? Конец месяца?
2) Вы № и дату акта списания пишете в 13 колонку?? А списываете раз в месяц?
Или, я правильно понимаю, пишем номер (или название) журнала приготовления растворов (или другого журнала, по которому "ушел" прекурсор) и номер и дату записи в нем?

Как учитывать то, что идет по каплям? (например солянка для доведения рН до нужного значения)?

[avor]

1,2) естественно указывается дата операции. Вы не поняли! У вас записей за месяц должно быть столько сколько оперций было. Просто по более жестким прекурсорам запись об операции должна появиться в журнале в день операции, а для более слабых допустимо, что вы сделаете эту запись в конце месяца.
-- Как учитывать то, что идет по каплям?
Ответ в личке.

[Yuliya P]

Спасибо! Пока более-менее все понятно, попробую победить этот журнал.

[avor]

Удачи!

[Марг0]

Добрый вечер, помогите пожалуйста с заполнением журнала, зуботехническая лаборатория. http://msestra.ru/download/file.php?id=3790

[ Post made via iPhone ]

[Draivani]

Здравствуйте. Возможно у нас будет проверка. Подскажите пожалуйста Кислота серная хч, чда, тех, акум. Это 4 разных журнала или 1 общий?